Rövid válasz

A végelszámolás kezdőnapját követően a korábbi vezető tisztségviselőnek 30 napon belül el kell készítenie a tevékenységet lezáró beszámolót, át kell adnia a cég iratanyagát a végelszámolónak, és be kell nyújtania a tevékenységzáró adóbevallásokat. A NAV tájékoztatója szerint a végelszámoló a tevékenységet záró beszámoló mérlegéből készíti el a végelszámolási nyitó mérleget, a hitelezői igények alapján pedig szükség esetén korrigált nyitómérleget is kell készíteni.

A hiányos dokumentáció azért veszélyes, mert a végelszámoló nem tud valós képet alkotni a cég állapotáról. Elmaradhat hitelezői tartozás, nem látszik egy szerződés, nem igazolható a pénztár, rendezetlen maradhat a tagi kölcsön, vagy későn derül ki adófolyószámla-probléma. Ilyenkor a végelszámolás elakadhat, NAV-törlési akadály, cégbírósági hiánypótlás, hitelezői vita, bírság vagy akár felszámolási kockázat is felmerülhet.

CTA blokk

Ne várja meg, amíg a végelszámoló, a könyvelő vagy a NAV hiányzó dokumentumokat kezd keresni.

Segítünk összeállítani:

• a teljes könyvelési iratanyagot,
• a szerződéslistát,
• a hitelezői és követelési listát,
• az adófolyószámla-egyeztetést,
• a pénztár és tagi kölcsön dokumentációját,
• a folyamatban lévő ügyek listáját,
• a végelszámoló részére átadandó iratjegyzéket.

A végelszámolás csak akkor lehet nyugodt lezárás, ha a végelszámoló nem hiányos papírokból, hanem teljes és bizonyítható dokumentációból dolgozik.

Miért kulcskérdés az iratátadás végelszámoláskor?

A végelszámolás nem egyszerű bejelentés, hanem a cég teljes működésének, vagyonának, tartozásainak és adózási helyzetének lezárása. Ehhez a végelszámolónak tudnia kell, mit vesz át.

A végelszámoló feladata többek között a cég vagyoni helyzetének felmérése, követeléseinek behajtása, tartozásainak kiegyenlítése, jogainak érvényesítése, kötelezettségeinek teljesítése, szükség esetén vagyonelemek értékesítése, a fennmaradó vagyon felosztása és a cég működésének megszüntetése.

Ezeket a feladatokat nem lehet elvégezni hiányos iratokból. Ha a végelszámoló nem kapja meg a szerződéseket, számlákat, könyvelési anyagokat, adózási dokumentumokat, banki iratokat, hitelezői adatokat és folyamatban lévő ügyek listáját, akkor a végelszámolás már az elején bizonytalan alapra kerül.

Mit kell átadni a végelszámolónak?

Az átadásnak nem csak könyvelési anyagokra kell kiterjednie. A végelszámoló számára minden olyan dokumentum fontos, amelyből megállapítható a cég jogi, számviteli, adózási, vagyoni és hitelezői helyzete.

1. Cégiratok és tulajdonosi döntések

Át kell adni például:

• társasági szerződést vagy alapító okiratot,
• módosításokat,
• taggyűlési jegyzőkönyveket,
• egyedüli tagi határozatokat,
• végelszámolásról szóló határozatot,
• végelszámoló kijelölésére vonatkozó dokumentumokat,
• cégbírósági iratokat,
• korábbi változásbejegyzési dokumentumokat.

Ezekből látható, hogy a társaság milyen jogi keretek között működött, kik a tulajdonosok, ki jogosult dönteni, és milyen határozatok alapján indult a végelszámolás.

2. Könyvelési anyagok

A végelszámoló és a könyvelő számára alapvető:

• főkönyvi kivonat,
• főkönyvi kartonok,
• vevő-szállító analitika,
• tárgyi eszköz analitika,
• készletnyilvántartás,
• pénztárkimutatás,
• banki könyvelési egyeztetések,
• tagi kölcsön nyilvántartás,
• kapcsolt vállalkozási elszámolások,
• elhatárolások,
• értékvesztések,
• régi nyitott tételek listája.

Ezek nélkül nem lehet biztonságosan elkészíteni a tevékenységet lezáró beszámolót, a végelszámolási nyitó mérleget és a záró dokumentumokat.

3. Számlák, bizonylatok, szerződések

A könyvelésben szereplő tételeket bizonylatokkal kell alátámasztani.

Át kell adni:

• kimenő számlákat,
• bejövő számlákat,
• szállítói szerződéseket,
• vevői szerződéseket,
• bérleti szerződéseket,
• lízingszerződéseket,
• hitelszerződéseket,
• szolgáltatási szerződéseket,
• kapcsolt vállalkozási szerződéseket,
• megrendeléseket,
• teljesítésigazolásokat,
• szállítóleveleket,
• egyéb gazdasági bizonylatokat.

A végelszámoló ezekből tudja eldönteni, hogy mely követelések jogosak, mely tartozások állnak fenn, milyen szerződéseket kell lezárni, és milyen kötelezettségek maradhatnak nyitva.

4. Banki és pénztári dokumentumok

A pénzeszközök különösen érzékeny területet jelentenek.

Át kell adni:

• bankszámlakivonatokat,
• banki szerződéseket,
• hitel- és lízingdokumentumokat,
• pénztárbizonylatokat,
• pénztárjelentéseket,
• készpénzmozgások alátámasztását,
• banki zárolásokról, inkasszókról vagy biztosítékokról szóló iratokat.

Ha a könyvelés szerint pénztár van, de a készpénz ténylegesen nincs meg, az nem egyszerű adminisztratív hiba. A pénztár vagyoni elem, amelyet a végelszámolás során kezelni kell.

5. Adózási dokumentumok

A végelszámolás alatt az adózási kötelezettségek nem szűnnek meg automatikusan. A NAV tájékoztatója szerint az adóbevallásokat akkor is be kell nyújtani, ha a cég gazdasági tevékenységét megszüntette, vagy adófizetési kötelezettsége nem keletkezett.

Át kell adni:

• NAV-adófolyószámla lekérdezéseket,
• önkormányzati adófolyószámlát,
• áfa-bevallásokat,
• társasági adó vagy KIVA bevallásokat,
• járulékbevallásokat,
• iparűzési adó bevallásokat,
• korábbi ellenőrzési jegyzőkönyveket,
• hatósági határozatokat,
• pótlék- és bírságértesítéseket,
• túlfizetésekkel kapcsolatos dokumentumokat,
• folyamatban lévő adóügyek iratait.

Ha ezek hiányoznak, a cég törlése a végén is elakadhat, mert a NAV törlési hozzájárulása csak akkor adható meg, ha adóigazgatási és társadalombiztosítási szempontból nincs akadály, például nincs adótartozás vagy folyamatban lévő akadályozó adóeljárás.

6. Hitelezői és követelési dokumentumok

A végelszámolás egyik központi kérdése, hogy kiknek tartozik a cég, és kik tartoznak a cégnek.

Át kell adni:

• hitelezői listát,
• szállítói tartozáslistát,
• lejárt tartozások listáját,
• vitatott követelések listáját,
• felszólításokat,
• részletfizetési megállapodásokat,
• peres vagy végrehajtási iratokat,
• vevőkövetelések listáját,
• behajtási dokumentumokat,
• leírt vagy behajthatatlannak tűnő követelések alátámasztását.

A végelszámolás közzétételét követően a hitelezők 40 napon belül jelenthetik be követeléseiket, a végelszámolónak pedig a hitelezői igénybejelentési határidő után 15 napon belül jegyzéket kell készítenie a bejelentett követelésekről.

7. Munkavállalói dokumentumok

Ha a cégnek volt vagy van munkavállalója, át kell adni:

• munkaszerződéseket,
• bérkartonokat,
• jelenléti íveket,
• szabadságnyilvántartást,
• kilépő dokumentumokat,
• bérszámfejtési anyagokat,
• járulékbevallásokhoz kapcsolódó iratokat,
• esetleges munkavállalói követelések dokumentumait.

A munkavállalói kötelezettségek rendezetlensége a végelszámolásban különösen érzékeny kockázat lehet.

8. Folyamatban lévő ügyek listája

A végelszámolónak nemcsak iratokra, hanem helyzetképre is szüksége van.

Listázni kell:

• folyamatban lévő pereket,
• NAV-ellenőrzést,
• önkormányzati adóügyeket,
• végrehajtásokat,
• fizetési felszólításokat,
• banki ügyeket,
• lízingügyeket,
• garanciális kötelezettségeket,
• aktív szerződéseket,
• követelésbehajtási ügyeket,
• munkavállalói vitákat.

A hiányos információátadás azért veszélyes, mert a végelszámoló csak később szembesülhet olyan ügyekkel, amelyek befolyásolják a cég vagyonát, tartozásait vagy törölhetőségét.

Mi az iratjegyzék szerepe?

Az iratátadás akkor biztonságos, ha tételesen dokumentált. Nem elég azt mondani, hogy „minden papír átadásra került”. A korábbi ügyvezetőnek iratjegyzéket kell készítenie, és az iratok átadását visszakereshető módon érdemes dokumentálni.

Az iratjegyzék célja, hogy később is bizonyítható legyen:

• milyen iratokat adtak át,
• mikor történt az átadás,
• ki adta át,
• ki vette át,
• milyen dokumentumok hiányoztak,
• milyen folyamatban lévő ügyekről kapott tájékoztatást a végelszámoló.

Ez az ügyvezető, a végelszámoló és a tulajdonosok érdeke is. Vita esetén az iratjegyzék bizonyítási eszköz lehet.

Miért veszélyes a hiányos dokumentáció?

1. Pontatlan lehet a tevékenységet lezáró beszámoló

A tevékenységet lezáró beszámoló a cég normál működési időszakát zárja le. Ha hiányosak az iratok, a beszámoló hibás adatokból készülhet.

Ez később minden további dokumentumra hatással lehet.

2. Hibás alapra kerülhet a végelszámolási nyitó mérleg

A végelszámoló a tevékenységet záró beszámoló mérlegéből készíti el a végelszámolási nyitó mérleget. Ha az induló adatok hibásak, a nyitó mérleg sem ad valós képet.

3. Későn derülhet ki a fedezethiány

Ha a cég vagyona a korrigált nyitómérleg alapján nem elegendő a hitelezők követeléseinek fedezetére, a végelszámolónak fel kell hívnia a tagokat, hogy a hiányzó összeget 30 napon belül fizessék meg. Ha ez eredménytelen, felszámolási eljárást kell kezdeményezni.

Hiányos dokumentáció mellett ez a helyzet későn derülhet ki, amikor a folyamat már elindult, és a tulajdonosok nyugodt lezárásra számítottak.

4. Hitelezői viták keletkezhetnek

Ha egy tartozás nem szerepel a listában, egy szerződés hiányzik, vagy egy követelés jogcíme nem igazolható, a hitelezői szakasz könnyen vitássá válhat.

Ez különösen veszélyes egyszerűsített végelszámolásnál, ahol vitatott hitelezői igény esetén át kell térni az általános szabályok szerint lefolytatandó végelszámolásra.

5. NAV- vagy cégbírósági törlési akadály merülhet fel

Hiányzó bevallás, adótartozás, folyamatban lévő adóeljárás vagy rendezetlen adófolyószámla megakadályozhatja a törlést. A NAV tájékoztatója szerint adóigazgatási vagy társadalombiztosítási akadály esetén a törlési hozzájárulás csak az akadály elhárítása után kerülhet sorra.

Gyakori hibák iratátadáskor

1. „A könyvelőnél minden megvan”

Ez gyakori, de veszélyes feltételezés. A könyvelőnél jellemzően a könyvelési bizonylatok vannak, de nem biztos, hogy nála vannak az élő szerződések, peres iratok, hitelezői felszólítások, tagi kölcsön szerződések vagy munkavállalói dokumentumok.

2. Nincs szerződéslista

A végelszámolónak tudnia kell, milyen szerződések élnek még, melyeket kell megszüntetni, melyekből lehet követelés, és melyekből eredhet kötelezettség.

3. Nem adják át a folyamatban lévő ügyek listáját

Egy NAV-ellenőrzés, per, végrehajtás vagy hitelezői felszólítás későbbi előkerülése megakaszthatja a végelszámolást.

4. Nincs pénztárdokumentáció

Ha a könyvelés szerint pénztár van, de nincs tényleges készpénz vagy nincs bizonylati háttér, az súlyos számviteli és vagyoni kérdés.

5. A tagi kölcsön nincs dokumentálva

A tagi kölcsön végelszámoláskor nem maradhat homályban. Látszania kell, ki nyújtotta, milyen összegben, milyen feltételekkel, és hogyan rendezhető.

6. Nincs hitelezői lista

A hitelezők kezelése nem kezdődhet nulláról. A végelszámolónak már az elején tudnia kell, kik a várható hitelezők, milyen tartozások ismertek, és mely tételek vitatottak.

Ellenőrzőlista: mit adjon át a végelszámolónak?

• Cégjogi iratok
• Társasági szerződés vagy alapító okirat
• Módosítások
• Taggyűlési jegyzőkönyvek
• Egyedüli tagi határozatok
• Végelszámolásról szóló határozat
• Cégbírósági iratok
• Meghatalmazások
• Könyvelési iratok
• Főkönyvi kivonat
• Főkönyvi kartonok
• Vevő-szállító analitika
• Tárgyi eszköz analitika
• Készletnyilvántartás
• Pénztárjelentés
• Banki egyeztetések
• Tagi kölcsön nyilvántartás
• Kapcsolt vállalkozási elszámolások
• Adózási iratok
• NAV-adófolyószámla
• Önkormányzati adófolyószámla
• Áfa-bevallások
• Társasági adó vagy KIVA bevallások
• Járulékbevallások
• Iparűzési adó dokumentumok
• Ellenőrzési jegyzőkönyvek
• Határozatok
• Pótlék- és bírságértesítések
• Gazdasági dokumentumok
• Kimenő és bejövő számlák
• Vevői szerződések
• Szállítói szerződések
• Bérleti szerződések
• Hitel- és lízingszerződések
• Teljesítésigazolások
• Megrendelések
• Szállítólevelek
• Pénzügyi dokumentumok
• Bankszámlakivonatok
• Banki szerződések
• Pénztárbizonylatok
• Készpénzmozgások dokumentumai
• Inkasszók, zárolások, biztosítékok iratai
• Hitelezői és követelési dokumentumok
• Hitelezői lista
• Tartozáslista
• Vevőkövetelések listája
• Vitatott tételek listája
• Felszólítások
• Részletfizetési megállapodások
• Peres és végrehajtási iratok
• Behajtási dokumentumok
• Munkavállalói iratok
• Munkaszerződések
• Bérkartonok
• Jelenléti ívek
• Szabadságnyilvántartás
• Kilépő dokumentumok
• Bérszámfejtési iratok
• Munkavállalói követelések dokumentumai

Ügyvezetői nézőpont: miért nem elég „átadni, ami megvan”?

Ügyvezetőként a végelszámolás megindítása után a cég korábbi működésének átadása az egyik legfontosabb feladat. A kérdés nem csak az, hogy fizikailag vagy elektronikusan átadott-e néhány iratot.

A valódi kérdés az:

• teljes-e az iratanyag,
• visszakereshető-e,
• bizonyítható-e az átadás,
• látszanak-e a folyamatban lévő ügyek,
• tiszta-e a hitelezői és követelési helyzet,
• van-e olyan régi tétel, amely később problémát okozhat.

A hiányos átadás nemcsak a végelszámolót hozza nehéz helyzetbe. Az ügyvezető számára is kockázat, mert a korábbi működés rendezettsége az ő időszakához kapcsolódik.

Hitelezői nézőpont: miért számít a dokumentáció?

Hitelezőként a dokumentáció azért fontos, mert ebből látszik, hogy a cég milyen vagyonnal, tartozással és követelésállománnyal lép be a végelszámolásba.

Ha a dokumentáció teljes, akkor a végelszámoló pontosabban tudja kezelni:

• a hitelezői igényeket,
• az elismert és vitatott követeléseket,
• a fedezet vizsgálatát,
• a követelésjegyzéket,
• a korrigált nyitómérleget,
• a vagyonfelosztás előkészítését.

Ha a dokumentáció hiányos, a hitelezői bizalom sérülhet, és nagyobb eséllyel alakulhat ki vita.

Jogi és számviteli kockázatok

A hiányos iratátadásból több kockázat is következhet:

• pontatlan tevékenységet lezáró beszámoló,
• hibás végelszámolási nyitó mérleg,
• későn felismerhető fedezethiány,
• hitelezői vita,
• adófolyószámla-eltérés,
• be nem adott bevallás,
• NAV-törlési akadály,
• cégbírósági hiánypótlás,
• pénztárhiány,
• rendezetlen tagi kölcsön,
• hiányzó szerződéses kötelezettség,
• folyamatban lévő ügy késői előkerülése,
• ügyvezetői vagy végelszámolói felelősségi kérdés.

A NAV tájékoztatója szerint a cégbíróság 100 000 forinttól 900 000 forintig terjedő, ismételten is kiszabható pénzbírságot alkalmazhat meghatározott mulasztások esetén.

Mit érdemes az első napokban megtenni?

1. Készítsen iratátadási tervet

Ne ad hoc módon történjen az átadás. Legyen külön lista a cégjogi, könyvelési, adózási, pénzügyi, szerződéses, hitelezői és munkavállalói iratokról.

2. Kérjen könyvelési egyeztetést

A könyvelővel át kell nézni, milyen dokumentumok hiányoznak, és mely tételekhez kell még alátámasztás.

3. Kérje le az adófolyószámlát

A NAV- és önkormányzati adóhelyzetet már az iratátadáskor tisztázni kell.

4. Készítsen hitelezői és követelési listát

A végelszámoló számára külön jelölni kell az ismert tartozásokat, vitatott tételeket és behajtható követeléseket.

5. Dokumentálja a pénztárt és tagi kölcsönt

Ezek a végelszámolás leggyakoribb elakadási pontjai. Már az átadáskor tisztázni kell őket.

6. Készítsen átadás-átvételi jegyzőkönyvet

Az átadás legyen dátumozott, tételes, aláírt és visszakereshető. Ez később védi az ügyvezetőt és segíti a végelszámolót.

Gyakori kérdések

Mit jelent az iratátadás végelszámoláskor?

Az iratátadás azt jelenti, hogy a korábbi ügyvezető vagy a cég a végelszámoló rendelkezésére bocsátja mindazokat a cégjogi, könyvelési, adózási, pénzügyi, szerződéses, hitelezői és munkavállalói dokumentumokat, amelyek a cég lezárásához szükségesek.

Mikor kell átadni az iratokat?

A végelszámolás kezdőnapját követően a korábbi vezető tisztségviselőnek 30 napon belül kell teljesítenie az átadási és tevékenységzáró feladatokat, ideértve a cég iratanyagának átadását is.

Mit kell átadni a végelszámolónak?

Át kell adni a cégiratokat, könyvelési anyagokat, számlákat, szerződéseket, banki és pénztári dokumentumokat, adóbevallásokat, adófolyószámlát, hitelezői és követelési listákat, munkavállalói iratokat, tagi kölcsön dokumentumokat és a folyamatban lévő ügyek iratait.

Miért veszélyes a hiányos dokumentáció?

Azért, mert a végelszámoló nem tud valós képet alkotni a cég vagyonáról, tartozásairól, követeléseiről és adózási helyzetéről. Ez pontatlan beszámolóhoz, hibás nyitómérleghez, hitelezői vitához, NAV-törlési akadályhoz vagy felszámolási kockázathoz vezethet.

Kell iratjegyzéket készíteni?

Igen, az átadást célszerű tételes iratjegyzékkel és átadás-átvételi jegyzőkönyvvel dokumentálni. Ez bizonyíthatóvá teszi, hogy pontosan milyen dokumentumok kerültek átadásra, és milyen hiányok maradtak fenn.

Mi történik, ha később derül ki egy fontos irat vagy tartozás?

Ha később kerül elő egy szerződés, hitelezői igény, adótartozás vagy folyamatban lévő ügy, az módosíthatja a végelszámolási helyzetet, elakaszthatja a zárást, vagy vitát okozhat a hitelezőkkel és a tulajdonosokkal.

Összegzés

Az iratátadás végelszámoláskor nem egyszerű adminisztratív lépés. Ez a végelszámoló munkájának alapja.

Át kell adni:

• cégjogi iratokat,
• könyvelési dokumentumokat,
• számlákat és bizonylatokat,
• szerződéseket,
• banki és pénztári iratokat,
• adózási dokumentumokat,
• hitelezői és követelési listákat,
• munkavállalói iratokat,
• tagi kölcsön dokumentumokat,
• folyamatban lévő ügyek listáját.

A hiányos dokumentáció veszélye, hogy a végelszámoló nem látja a teljes képet. Ilyenkor hibás lehet a tevékenységet lezáró beszámoló, pontatlan lehet a végelszámolási nyitó mérleg, későn derülhet ki fedezethiány, hitelezői vita vagy adózási akadály.

Erős CTA blokk

Segítünk összeállítani és ellenőrizni:

• az átadandó iratlistát,
• a könyvelési dokumentációt,
• a NAV- és önkormányzati adóhelyzetet,
• a hitelezői és követelési listát,
• a pénztár és tagi kölcsön dokumentumait,
• a folyamatban lévő ügyek nyilvántartását,
• a végelszámoló részére átadandó teljes csomagot.

A végelszámolás akkor indul stabil alapokról, ha az iratátadás teljes, rendszerezett és bizonyítható.